Heinemann & Partner, Rechtsanwälte Essen

Datenschutz

Die folgenden Hinweise zur Datenverarbeitung und datenschutzrechtlichen Informationen erläutern Ihnen, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir in welcher Weise und zu welchem Zweck verarbeiten, und informieren Sie über Ihre Rechte. Besondere Hinweise zur Datenverarbeitung im Rahmen der Amtstätigkeit unserer Notare finden Sie nachfolgend unter Gliederungspunkt B.

 

A. Informationen zum Datenschutz

I. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Diese datenschutzrechtlichen Informationen gelten für die Datenverarbeitung durch uns als verantwortliche Stelle gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO. Wir sind:

Heinemann & Partner Rechtsanwälte – Partnerschaftsgesellschaft mbB
III. Hagen 30
45127 Essen
E-Mail: essen(at)raehp.de
Telefon: 0201.1095-6
Fax: 0201.1095-800

II. Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist:

Herr René Rautenberg
c/o ER Secure GmbH
In der Knackenau 4
82031 Grünwald
E-Mail: rene.rautenberg(at)ersecure.de

Telefon: 089.5529487-0

III. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck ihrer Verwendung

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, erheben wir von Ihnen in der Regel personenbezogene Daten. Dabei ist uns Datenschutz sehr wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie untergliedert nach der Art und Weise der Datenverarbeitung über die erhobenen Daten, die Zwecke der Datenerhebung sowie die sonstigen damit im Zusammenhang stehenden Aspekte.

1. Im Zusammenhang mit unserer Mandatierung

Im Rahmen unserer Mandatierung als Rechtsanwälte erheben wir folgende Informationen von Ihnen:

  • Anrede, Vorname, Nachname;
  • eine gültige E-Mail-Adresse;
  • Anschrift;
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk);
  • Faxnummer;
  • soweit erforderlich Bankverbindung sowie
  • Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung der Rechte unseres Mandanten im Rahmen des Mandats notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

  • um unseren Mandanten identifizieren zu können;
  • um ihn angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
  • zur Korrespondenz mit ihm;
  • zur Rechnungsstellung sowie
  • zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen und der Geltendmachung etwaiger Ansprüche.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Anfrage des Mandanten und ist nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Es besteht keine Verpflichtung, uns die vorstehenden personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wir weisen darauf hin, dass wir das Mandat jedoch unter Umständen nicht oder nicht angemessen bearbeiten können, wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte in Höhe von 6 Jahren gespeichert und danach gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO z.B. aufgrund von steuer- und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (gemäß Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Geldwäschegesetz oder Strafgesetzbuch) oder für eine künftige Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO sonstige berechtigte Interessen an einer längeren Speicherung vorliegen oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. Berechtigte Interessen zur längeren Speicherung der personenbezogenen Daten können darin bestehen, dass wir sie zu Beweiszwecken für die Dauer der anwendbaren Verjährungsvorschriften (in der Regel zwischen 2 und 30 Jahre) vorhalten müssen. Aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen sind die erforderlichen Daten in aller Regel 10 Jahre aufzubewahren.

2. Beim Besuch unserer Websites

Beim Aufrufen unserer Websites www.heinemann-und-partner.de und www.raehp.de sowie www.heinemann.legal werden durch den auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Websites gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

  • IP-Adresse Ihres Rechners;
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
  • Name und URL der abgerufenen Datei;
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), sowie
  • verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Websites;
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Websites;
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Die Löschung erfolgt automatisch, sobald die Daten nicht mehr benötigt werden.

Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Websites Cookies sowie Analysedienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter den folgenden Ziffern 3 und 4 dieser Datenschutzerklärung.

Beim Besuch unseres Umweltrechts-Blogs umweltrecht.legal beachten Sie bitte die dortigen Datenschutzhinweise (https://umweltrecht.legal/datenschutz/).

3. Cookies

Wir setzen auf unseren Websites www.heinemann-und-partner.de und www.raehp.de sowie www.heinemann.legal Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Websites besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an und enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem jeweiligen Cookie werden Informationen abgelegt, die sich im Zusammenhang mit dem von Ihnen eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Websites bereits besucht haben. Diese werden nach dem Verlassen unserer Websites automatisch gelöscht. Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert und danach automatisch gelöscht werden. Besuchen Sie unsere Websites erneut, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen Sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Andererseits setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Websites statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten (siehe nachfolgende Ziffer 4). Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Websites automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO erforderlich. Sie erleichtern unter anderem die Benutzung unserer Websites durch Sie und kommen damit auch Ihnen zugute. Rückschlüsse auf Ihre Person werden dadurch nicht ermöglicht.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Websites nutzen können.

4. Analyse-Tools

Wir verwenden das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse und statistischen Auswertung der Nutzung unserer Websites www.heinemann-und-partner.de und www.raehp.desowie www.heinemann.legal. Hierzu werden Cookies eingesetzt (siehe oben Ziffer 3). Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Websitenutzung (insbesondere die aufgerufenen Webseiten, die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer), die Unterseiten, die von den aufgerufenen Webseiten aus aufgerufen werden, die Verweildauer auf den Webseiten, die Häufigkeit des Aufrufs der Webseiten) werden ausschließlich an unsere Server übertragen und in anonymisierten (pseudonymen) Nutzungsprofilen zusammengefasst. Es wird in keinem Fall die IP-Adresse mit anderen den Nutzer betreffenden Daten in Verbindung gebracht. Die IP-Adressen werden anonymisiert, so dass eine Zuordnung nicht möglich ist (IP-Masking).

Die Informationen werden verwendet, um die Nutzung der Websites auszuwerten und um eine bedarfsgerechte Gestaltung unserer Websites zu ermöglichen. Eine Weitergabe der Informationen an Dritte erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Wir sind durch die Auswertung der gewonnen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Websites zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei, unsere Websites und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der Daten nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzer an dem Schutz ihrer personenbezogenen Daten hinreichend Rechnung getragen. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden.

Ihr Besuch dieser Website wird aktuell von der Matomo Webanalyse erfasst. Sie haben die Möglichkeit, dies für die Zukunft zu verhindern, indem Sie auf den nachfolgenden Link klicken, damit Ihr Besuch nicht mehr erfasst wird. Auf diese Weise wird ein weiterer Cookie auf Ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert, Ihre Daten nicht zu speichern. Löschen Sie den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich von ihrem System, so müssen Sie den Opt-Out-Cookie erneut setzten, also den nachstehenden Link anklicken.

5. Bei Anmeldung für unseren Newsletter

Sofern Sie nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse dafür, Ihnen regelmäßig unseren Newsletter zu übersenden. Für den Empfang des Newsletters ist die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich, aber auch ausreichend.

Die Abmeldung (Widerruf Ihrer Einwilligung) ist jederzeit möglich, zum Beispiel über einen Link am Ende eines jeden Newsletters. Alternativ können Sie Ihren Abmeldewunsch auch jederzeit an essen(at)raehp.de per E-Mail senden oder sich auf anderem Wege unter den oben angegebenen Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen. Nach der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse für die Zwecke der Newsletter-Versendung gelöscht.

Ohne Speicherung und Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse können wir Ihnen unseren Newsletter nicht zusenden.

6. Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner

Wir verwenden Kontakt- und Kommunikationsdaten sowie sonstige relevante personenbezogene Daten von unseren Lieferanten, Dienstleistern und Geschäftspartnern sowie deren Mitarbeitern. Diese Daten verarbeiten wir zur Durchführung der geschäftlichen Beziehung, Kommunikation sowie Kontaktpflege. Die Verarbeitung wird auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO gestützt. Die Verarbeitung ist für die Anbahnung, Erfüllung und Abwicklung des jeweiligen Vertrags, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. gemäß Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung) und zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen oder derjenigen eines Dritten erforderlich.

Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die vorgenannten Zwecke notwendig ist. Dabei sind insbesondere die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren sowie die Dauer der anwendbaren Verjährungsvorschriften (in der Regel zwischen 2 und 30 Jahre) zu berücksichtigen.

Ohne die Verarbeitung der Daten können sich Schwierigkeiten bei der Abwicklung von Geschäftsbeziehungen ergeben.

7. An uns gerichtete Bewerbungen / Bewerbungsverfahren

Auch bei Bewerbungen, z.B. als Anwalt/in, Mitarbeiter/in, Referendar/in, Praktikant/in, und im entsprechenden Bewerbungsverfahren ist uns Datenschutz wichtig.

Wir erhalten die Daten der Bewerberinnen und Bewerber per E-Mail oder per Post durch das Zusenden der Bewerbung an unser Unternehmen sowie im Rahmen des Bewerbungsgesprächs oder aufgrund sonstiger Kontaktaufnahmen im Zuge des Bewerbungsverfahrens. Die Daten werden von uns erhoben und gespeichert, soweit es erforderlich ist, um die Bewerbung zu bearbeiten.

Die Erhebung und Speicherung erfolgt zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO).

Unsere Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Art. 22 DSGVO, sodass Art. 22 Abs. 3 DSGVO keine Anwendung findet.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten stammen aus der von Ihnen per Mail oder postalisch zugesandten Bewerbung inklusive der beigefügten Anlagen (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse etc.), dem Bewerbungsgespräch oder sonstigen Kontaktaufnahmen im Zuge des Bewerbungsverfahrens.

Dies können insbesondere folgende Daten bzw. Kategorien von Daten sein:

  • Stammdaten (z.B.: Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail Adresse, sofern von Ihnen angegeben: u.a. Geburtsdatum, -ort, -land und ggf. -name, Staatsangehörigkeit, Familienstand),
  • Daten, wie Sie auf unser Stellenangebot aufmerksam geworden sind,
  • Daten über Ihre Schulausbildung, z.B.: Beginn und Ende der Schulausbildung, Art und Ort der Schule, Art des Abschlusses, Noten des letzten Zeugnisses,
  • Daten über die Ausbildung (u.a. Schule, Universität, betriebliche und außerbetriebliche Ausbildungen usw.),
  • Daten über außerberufliche Interessen (Hobbies, Ehrenämter usw.),
  • Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse (z.B. Referenzschreiben, Arbeitszeugnisse, Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen),
  • ggf. Passbild,
  • sonstige Daten, die Sie uns im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses überlassen haben (u.a. Sprachkenntnisse, Auslandsaufenthalte, sonstige Fähigkeiten, Referenzen usw.),
  • Kommunikationsdaten (Inhalte persönlicher, elektronischer, schriftlicher oder telefonischer Kommunikation), etwa aus Rückfragen zu Ihrer Bewerbung,
  • Inhalte des Bewerbungsgesprächs.

Des Weiteren werden technische Nutzungsdaten bei dem Besuch unserer Websites verarbeitet. Dies ist für Sie insbesondere dann relevant, wenn Sie sich über uns auf unserer Homepage informieren bzw. informiert haben. Hierzu verweisen wir auf die einschlägigen Informationen in diesen Datenschutzhinweisen sowie in den Datenschutzbestimmungen auf unserem Umweltrechts-Blog (https://umweltrecht.legal/datenschutz/).

Ihre im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen und gespeicherten Daten werden von uns grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben;
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben;
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Personalabteilung/Verwaltungsleitung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten und gegebenenfalls deren Assistenz.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum o.ä. kommt, werden die Daten weiterhin gespeichert und unter anderem in die Personalakte überführt. Hierzu erhalten Sie ggf. eine gesonderte Datenschutzerklärung zur Datenerhebung und Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis mit uns.

Andernfalls endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage bei der Bewerberin bzw. dem Bewerber. Spätestens sechs Monate nach Zugang der Absage werden die Daten von uns gelöscht bzw. gesperrt, wenn ein Löschen nicht möglich ist.

Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (etwa für die Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich sein sollten. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse.

Sollten Sie uns hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung geben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten über den Zeitraum von sechs Monaten hinaus, um Sie über etwaige künftige Bewerbungsverfahren gezielt zu informieren.

Um erneute Bewerbungen der Bewerberinnen und Bewerber herausfiltern zu können, werden Name und Geburtsdatum der Person auch über den Zeitraum von sechs Monaten hinaus verarbeitet und gespeichert. Auch dies dient unserem berechtigten Interesse, Mehrfachbewerbungen zu erkennen.

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Eine Nichtbereitstellung von Daten kann zur Folge haben, dass Sie nicht eingestellt bzw. nicht in den Bewerbungsprozess aufgenommen werden können.

IV. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben;
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben;
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden insbesondere an Dritte weitergegeben, soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist. Hierzu gehört erforderlichenfalls auch die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie an Gerichte und Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte, weiter an Unterbevollmächtigte, Sachverständige, Behörden und Institutionen, Dienstleister zur Aktenaufbewahrung und -entsorgung, Logistik- und Zustelldienstleister, Informations- und Kommunikationsdienstleister sowie Webhosting-Dienstleister. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Das Anwaltsgeheimnis findet selbstverständlich Beachtung.

Unsere Dienstleister wurden und werden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regelmäßig kontrolliert. Die Dienstleister werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertragserfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicherfristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben. 

V. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. Dadurch werden die Daten „eingefroren“ und zu Beweiszwecken nutzbar erhalten;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die:

     

    Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
    Postfach 20 04 44
    40102 Düsseldorf
    Telefon: 0211.38424-0
    Telefax: 0211.38424-10
    E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

    Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

VI. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an essen(at)raehp.de oder eine sonstige Kontaktaufnahme zu uns mit dem entsprechenden Begehren.

VII. Datensicherheit

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

Bei Website-Besuchen verwenden wir das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit-Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit-Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf die 128-Bit-v3-Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige und vorsätzliche Manipulationen, teilweisen und vollständigen Verlust, Zerstörung und gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören beispielsweise die Sicherung unserer Räumlichkeiten durch ein Alarmsystem sowie die Unterbringung bestimmter Daten in einem Safe. Unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und hinreichend geschult. Unsere Server sind dem Stand der Technik entsprechend gegen unbefugten Zugriff von außen geschützt.

 

B. Besondere Informationen zum Datenschutz im Rahmen der Amtstätigkeit unserer Notare

I. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im notariellen Tätigkeitsbereich sind wir, Notar Dr. Klaus-Peter Lindow, Notar Dr. Thomas Grube und Notar Dr. Thomas Ockenfels, jeweils mit dem Amtssitz in Essen. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren externen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Herr René Rautenberg
c/o ER Security GmbH
In der Knackenau 4
82031 Grünwald
E-Mail: rene.rautenberg(at)ersecure.de
Telefon: 089.5529487-0

II. Welche Daten verarbeiten wir und woher bekommen wir diese Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder durch von Ihnen beauftragte Dritte (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z.B.

  • Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten, wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- und/oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

III. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten von uns verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und zum Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

IV. An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.

Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z.B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengerichte oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder unsere Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Im Übrigen werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund entsprechender Erklärungen durch Sie verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

V. Werden Daten in Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

VI. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

VII. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen;
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen;
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist;
  • von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DSGVO);
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben;  
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die:

     

    Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
    Postfach 20 04 44
    40102 Düsseldorf
    Telefon: 0211.38424-0
    Telefax: 0211.38424-10
    E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

    Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

     

C. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese datenschutzrechtlichen Informationen sind aktuell gültig und haben den Stand September 2018.

Durch die Weiterentwicklung unserer Websites, aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben oder aus sonstigen Gründen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website unter https://www.heinemann-und-partner.de/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.