GmbH-Gesellschafterliste und Eintragung im Transparenzregister – immer noch brandaktuell

Für die Geschäftsführung einer GmbH war und ist die Vorschrift des § 40 GmbHG von erheblicher Bedeutung.

Gemäß § 40 Abs. 1 GmbHG haben die Geschäftsführer unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen, aus welcher Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort derselben sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von einem jeden derselben übernommenen Geschäftsanteile sowie die durch den jeweiligen Nennbetrag eines Geschäftsanteil vermittelte jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital zu entnehmen ist.

Ist ein Gesellschafter selbst eine Gesellschaft, so sind bei eingetragenen Gesellschaften in die Liste deren Firma, Satzungssitz, zuständiges Register und Registernummer aufzunehmen, bei nicht eingetragenen Gesellschaften (z. B. Gesellschaften bürgerlichen Rechts) deren jeweilige Gesellschafter unter einer zusammenfassenden Bezeichnung mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort. Hält ein Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil, ist in der Liste der Gesellschafter zudem der Umfang der Beteiligung am Stammkapital als Prozentsatz gesondert anzugeben. Die Änderung der Liste durch die Geschäftsführer erfolgt auf Mitteilung und Nachweis.

Grundsätzlich besteht mithin eine Zuständigkeit zur Führung und Aktualisierung der Gesellschafterliste durch die Geschäftsführung.

Nach § 40 Abs. 2 GmbHG hat allerdings ein Notar, der an Veränderungen nach § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG mitgewirkt hat, unverzüglich nach deren Wirksamwerden ohne Rücksicht auf etwaige später eintretende Unwirksamkeitsgründe die Liste anstelle der Geschäftsführer zu unterschreiben, zum Handelsregister einzureichen und eine Abschrift der geänderten Liste an die Gesellschaft zu übermitteln. In diesem Fall muss die Liste mit der Bescheinigung des Notars versehen sein, dass die geänderten Eintragungen den Veränderungen entsprechen, an denen er mitgewirkt hat und die übrigen Eintragungen mit der zuletzt im Handelsregister aufgenommenen Liste übereinstimmen. Soweit die Liste nach § 40 GmbHG durch die Geschäftsführer einzureichen ist und diese ihrer aus Satz 1 folgenden Pflicht nicht nachkommen, haften die Geschäftsführer demjenigen, dessen Beteiligung sich geändert hat, und den Gläubigern der Gesellschaft für den daraus entstehenden Schaden als Gesamtschuldner (§ 40 Abs. 3 GmbHG).

Aus der Wiedergabe der Regelung des § 40 GmbHG folgt unmittelbar, dass die Geschäftsführer unbedingt darauf zu achten haben, dass jede Veränderung, die in der Gesellschafterliste zu verlautbaren ist, dort auch eingestellt wird. Geht die Veränderung auf eine Urkunde eines Notars zurück, etwa die Urkunde zu einer Geschäftsanteilsübertragung, so ist die Liste zwar durch den Notar abzureichen, die Geschäftsführung muss dies jedoch kontrollieren und bei Untätigkeit des Notars unverzüglich eine Korrekturliste einreichen oder den Notar unter Androhung von Schadensersatz zur Listeneinreichung auffordern.

Besondere Bedeutung gewinnt die Verpflichtung im Hinblick auf die (neue) Regelung in § 20 GwG.

Nach § 20 Abs. 1 GwG muss die GmbH als juristische Person die Angaben nach § 19 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 GwG einholen, aufbewahren, stets auf aktuellem Stand halten und zudem dem das Transparenzregister führenden Stelle (Bundesanzeiger Verlag) zur Eintragung in das Transparenzregister mitteilen. Diese Mitteilung hat unverzüglich zu erfolgen. Erfolgt diese zu spät, also nicht unverzüglich, mithin ohne schuldhaftes Zögern, kann ein Bußgeld verhängt werden.

Da gleichzeitig mit der Änderung des § 40 GmbHG neben dem Handelsregister eben das Transparenzregister eingeführt wurde und dem Transparenzregister die wirtschaftlich Berechtigten einer Gesellschaft mitzuteilen und dort einzutragen sind, ist es nunmehr noch wichtiger, die Gesellschafterlisten unter genauer Beachtung der gesetzlichen Vorgaben stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Denn eine – grundsätzlich gebotene – Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister nach § 20 Abs. 1 GwG gilt nach § 20 Abs. 2 GwG nur dann als erfüllt, wenn sich die Angaben nach § 19 Abs. 1 Nrn. 1 – 4 GwG (dies sind Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses) aus der GmbH-Gesellschafterliste selbst ergeben und zwar aktuell und vollständig. Mit einer aktuellen, über das Handelsregister online abrufbaren Gesellschafterliste und daneben der vollständigen und aktuellen Handelsregistereintragung aller Geschäftsführer der GmbH ist die Geschäftsführung also abgesichert.

§ 20 Abs. 2 GwG regelt hierzu, dass die bußgeldbewerte Pflicht, eine gebotene Transparenzregistereintragung herbeizuführen, auf der Grundlage einer eingestellten aktuellen und vollständigen Gesellschafterliste als erledigt gilt. Dann und nur dann können also sonst unter Umständen auf die Geschäftsführung zukommende exorbitant hohe Bußgelder vermieden werden. Ergeben sich dann allerdings Veränderungen gegenüber der letzten eingestellten Liste, die aber nicht durch Einreichung einer neuen Gesellschafterliste sogleich aktualisiert wird, entfällt die Wirkung des § 20 Abs. 2 GwG und lebt die grundsätzlich gegebene Verpflichtung zur Mitteilung an das Transparenzregister nach § 20 Abs. 1 GwG wieder auf.